Vergoedingen en verstrekkingen die aan een werknemer worden vergoed ter vervulling van zijn dienstbetrekking kunnen belastingvrij worden vergoed. Een aantal kosten zullen, om administratieve redenen, worden vergoed door middel van een vaste kostenvergoeding. Let wel op de gevolgen van de invoering van de werkkostenregeling per 1 januari 2011. Op grond van overgangsrecht is het onderstaande nog van toepassing tot en met 2013 indien door de werkgever niet gekozen wordt voor toepassing van de werkkostenregeling.
Hieronder zullen wij de belangrijkste kostensoorten kort behandelen.Reiskosten
Alle reiskosten kunnen belastingvrij worden vergoed tot een bedrag van € 0,19 per kilometer (tenzij de kilometers worden gereden met een auto van de zaak). Speciale regels zijn geformuleerd voor werknemers die op ten minste 70% van hun werkdagen een vaste werkplek hebben. Zij kunnen onder voorwaarden een vaste vergoeding krijgen, berekend naar een aantal werkdagen (op fulltime basis 214 dagen per jaar).
Voor werknemers die per openbaar vervoer reizen, geldt dat de werkgever de werkelijke kosten belastingvrij mag vergoeden. De werkgever moet de plaatsbewijzen in ontvangst nemen en tenminste zeven jaar bewaren bij de loonadministratie. De werkgever mag ook in plaats van de werkelijke kosten van openbaar vervoer € 0,19 per kilometer vergoeden. Deze vergoeding kan soms hoger uitvallen dan de werkelijke kosten van het openbaar vervoer.
Vergoeding kosten auto van de zaak
Belastingvrije vergoeding door de werkgever bij een auto van de zaak is mogelijk ten aanzien van onder meer de volgende kosten: brandstofkosten (ook in het buitenland en tijdens vakanties), parkeerkosten, tolkosten, veerkosten en schoonmaakkosten.
Onbelaste vergoeding van bovengenoemde kosten is alleen mogelijk indien er sprake is van een auto van de zaak (dus niet indien een privéauto wordt gebruikt waarvoor € 0,19 per kilometer wordt vergoed).
Telefoonkosten
Alle telefoonkosten en kosten van de internetaansluiting kunnen belastingvrij door de werkgever worden vergoed indien er sprake is van "meer dan bijkomstig zakelijk gebruik". Dit betekent dat werkgevers in veel gevallen belastingvrij een telefoon, mobiele telefoon en internet aan hun personeel ter beschikking kunnen stellen dan wel de kosten daarvan kunnen vergoeden.
Verhuiskosten
Onder voorwaarden kunnen verhuiskosten belastingvrij worden vergoed als een werknemer in verband met zijn huidige of nieuwe dienstbetrekking verhuist. De maximaal te verstrekken belastingvrije vergoeding bedraagt € 7.750.
Uw BCN belastingadviseur kent alle fiscale (on)mogelijkheden met betrekking tot de (onbelaste) kostenvergoedingen en helpt u graag met het inventariseren en uitwerken van de mogelijkheden.
