Belasting Collectief Nederland

Vaste kostenvergoedingen zijn in de praktijk een veelgebruikt middel om bepaalde kosten aan een werknemer te vergoeden op een administratief eenvoudige manier. Vaak wordt echter ‘vergeten' om op voorhand een onderbouwing op te stellen waaruit blijkt welke kosten (en voor welke bedragen) met de vaste kostenvergoeding moeten worden gedekt. Dat is wettelijk wel vereist en het ontbreken van een dergelijke onderbouwing leidt bij controles door de Belastingdienst vaak tot discussies en naheffingsaanslagen.

Het verstrekken van een onbelaste vaste kostenvergoeding is gebonden aan een aantal voorwaarden:

* de kostenvergoeding moet in redelijke verhouding staan tot het doel waarvoor de vergoeding is toegekend;
* de kosten moeten daadwerkelijk zijn gemaakt;
* de kostenvergoeding moet naar kostensoorten en per kostensoort naar omvang worden gespecificeerd.
* kosten waarop de kostenvergoeding ziet mogen niet tevens apart vergoed worden aan de werknemer.

Vaste kostenvergoedingen vooraf specificeren

Het is van belang dat u een goede onderbouwing heeft van de verstrekte vaste kostenvergoedingen. In algemene zin geldt dat de kosten die u aan uw werknemers (ook directeur grootaandeelhouders) belastingvrij kan vergoeden, betrekking hebben op een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.

Bij het ontbreken van een goede onderbouwing zal de fiscus de vergoeding aanmerken als loon, waarover dan loonbelasting en premies verschuldigd zijn. Het gevolg kan zijn dat naheffingsaanslagen (met boete en rente) worden opgelegd.

Overige voorwaarden vaste kostenvergoeding

Om tot een onderbouwing te komen, is het gebruikelijk om een overzicht op te stellen met daarin beschreven welke kosten worden vergoed door middel van de vaste kostenvergoeding en hoeveel de vergoeding per kostensoort bedraagt. Daarnaast is het raadzaam regelmatig een steekproef te houden onder de werknemers. De belastingdienst kan een dergelijke steekproef eisen.

Welke kosten vergoeden

De belangrijkste kostenposten die kunnen behoren tot een vaste kostenvergoeding zijn de volgende:

* kosten verbonden aan de auto van de zaak (kosten van de wasserette, tol en parkeerkosten, kleine aanschaffingen (verkeersboetes vallen hier nadrukkelijk niet onder));
* telefoonkosten (alleen de zakelijke gesprekskosten kunnen worden opgenomen; voor een tweede mobiele telefoon die ten minste 90% zakelijk wordt gebruikt kunnen alle kosten worden vergoed);
* representatiekosten (uitgaven in de sfeer van geboortes, recepties, etc.);
* kosten van relatiegeschenken;
* kosten van kantoorbenodigdheden (kleine artikelen zoals pen en papier, rekenmachine, etc.);
* kosten van lunches en diners in de zakelijke sfeer;
* kleine kosten onderweg (kopje koffie, etc.);
* kosten van contributies/lidmaatschappen (vakbond of beroepsorganisatie; Rotary en Lions vallen hier niet onder);
* literatuurkosten (vaktijdschriften, boeken, tweede krant).

Vaststellen hoogte vaste kostenvergoeding

Het vaststellen van de hoogte van de vaste kostenvergoeding kan worden bepaald op basis van gemiddeld door een groep werknemers te maken kosten. De groep werknemers moet echter wel -uit oogpunt van de te maken kosten- in dezelfde omstandigheden verkeren (bijvoorbeeld productiemedewerkers, vertegenwoordigers, directieleden, etc.).

Vaste kostenvergoeding in het arbeidscontract

Veelal wordt de vaste kostenvergoeding bij het aangaan van een dienstverband door de werknemer bedongen. U kunt in dat geval als werkgever het best in het arbeidscontract opnemen dat de werkgever zich het recht voorbehoudt om eventueel na te heffen belasting te verhalen op de werknemer. De vaste kostenvergoeding moet in de arbeidsovereenkomst nooit netto worden genoemd.

Ten slotte

Controleer of bij uw onderneming goede en gespecificeerde onderbouwingen van de vaste kostenvergoedingen aanwezig zijn in de administratie. Indien deze niet aanwezig zijn, is het van belang alsnog dit overzicht naar aard en omvang op te stellen. Onderbouw zo mogelijk de vaste kostenvergoeding aan de hand van steekproefonderzoeken over een periode van minimaal 3 maanden.

Uw BCN belastingadviseur kent alle fiscale (on)mogelijkheden met betrekking tot de (onbelaste) vaste kostenvergoeding en helpt u graag met het inventariseren en uitwerken van de mogelijkheden. Vanaf 1 januari 2011 is de werkkostenregeling ingevoerd. Tot en met 2013 kan op grond van overgangsrecht nog met vaste kostenvergoedingen gewerkt blijven worden.